Không có kĩ năng nào giúp làm việc nhóm thành công quan trọng hơn khả năng tiến hành các cuộc họp nhóm hiệu quả và tập trung được các thành viên. Thế nhưng hầu hết mọi người đều chịu đựng những cuộc họp nhóm như một sự bắt buộc khó chịu : “Họp tốn thời gian và năng lượng”, “Họp chỉ tập trung vào một số người, còn tôi thì bị bỏ rơi”, “Họp quá lâu”…

      Có  thể bạn đã quá quen với những lời phàn nàn như vậy, mong rằng bài viết này sẽ mang đến cho bạn gợi ý để tiến hành họp nhóm hiệu  quả hơn. 

      1, Thành phần tham dự nên là….

      Mọi thành viên trong đội đều được khuyến khích tham gia họp, tuy nhiên không có nghĩa là cuộc họp tự do cho tất cả mọi người. Khuyến khích tự do chỉ  nên thực hiện với những người tham gia có mục  đích, phương hướng và tài năng. 
 
      2, Phân chia nhiệm vự cho các thành viên

Người lãnh đạo cuộc họp

      Là  người chịu trách nhiệm lên lịch họp, vạch kế hoạch, chia sẻ công việc với các thành viên trong nhóm, phụ  trách hậu cần (tìm phòng họp, cung cấp trang thiết bị, mời khách đến dự…

      Người lãnh đạo cũng phải chịu trách nhiệm đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra theo đúng lịch trình, thực hiện nhiệm vụ bổ nhiệm và tuân theo những thỏa thuận đạt được trong quá trình họp. 
 

Người điều hành

Người điều hành là người chịu trách nhiệm về tiến trình họp – sự phối hợp của các thành viên trong nhóm với nhau, và những người tham gia khác. Vai trò này cho phép những người lãnh đạo cuộc họp tập trung vào những gì diễn ra trước và sau khi họp. Người điều hành phải giải quyết những câu hỏi dưới đây;

• Mọi người có tham dự không?
• Chúng ta có thực hiện đúng chương trình và kế hoạch đề ra không?
• Những người tham dự có thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau không?

Trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp, những người điều hành phải đảm bảo những người ghi chép và ghi chú có thể theo kịp. Ngoài ra còn nhiều điểm cần chú ý trong quá trình họp như:

• Có thể mở cuộc thảo luận nếu thấy thích hợp
• Gác lại những vấn đề phức tạp và hạn chế thảo luận những vấn đề đó
• Đặt những câu hỏi mở
• Khuyến khích tham gia một cách cân bằng, bằng cách hạn chế những người nổi trội và chú ý hơn đến những người còn rụt rè
• Khuyến khích mọi người thể hiện những ý kiến, cách nhìn khác nhau
• Tạm dừng và tóm tắt thông tin, ý kiến, những lựa chọn
• Kiểm tra sự nắm bắt của mọi người

Để một số thành viên không bị ảnh hưởng bởi những thành viên to mồm khác trong nhóm, người điều hành nên dành cho mỗi người vài phút để họ ghi những ý kiến của mình ra giấy. Sau đó ghi cuộc họp tư duy bắt đầu, tất cả mọi người đều đã được chuẩn bị để phát biểu. Kết thúc cuộc họp, người điều hành có thể làm việc với những thành viên nổi trội hay những thành viên còn rụt rè để điều chỉnh cách cư xử trong nhóm phù hợp hơn. 

Người ghi chép và người ghi chú

      Trong mỗi cuộc họp, còn nên có người ghi chép (ghi lại thành phần tham gia, ý kiến đóng góp, gợi ý, câu hỏi… lên bảng hoặc biểu đồ), và người chi chú (ghi lại những quyết định trong cuộc thảo luận và ai là người chịu trách nhiệm thực hiện, giữ liên lạc với những người đề xuất ý kiến)

      Tùy vào quy mô của cuộc họp, người ghi chép có thể đồng thời là người ghi chú, hay người điều hành đồng thời là người chi chép. Vai trò ghi chép, ghi chú không nên giao cho những thành viên mới nhất của nhóm. Vì nếu vậy, những người có khả năng có “cái nhìn của người ngoài cuộc” nhất lại quá bận với việc ghi chép nên không tham gia vào cuộc thảo luận được. 
 
 

Luân chuyển vai trò càng nhiều càng tốt, điều đó giúp phát triển kĩ  năng cho các thành viên trong nhóm, chia sẻ  vai trò cũng sẽ giúp cuộc họp ngày càng hiệu quả và bớt mệt mỏi. 
 

Còn nhiều bước chuẩn bị, tiến hành, cũng như  phương pháp tư duy trong cuộc họp chưa  đề cập hết ở đây, sẽ phải làm nhiều việc để tiến hành một cuộc họp nhóm có hiệu quả. Tuy nhiên kết quả của nó sẽ xứng đáng với những nỗ lực đã bỏ ra.